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Gestione attività

Mansioni e Assegnazioni
Per ogni attività è possibile specificare la tipologia delle mansioni previste; per ciascuna di esse è pensato l’inserimento del periodo di validità, del monte ore settimanale e totale, della professione richiesta, della tariffa di vendita e della competenza del costo aziendale (finanziamento o co-finanziamento). Una tabella esterna permette di definire inoltre ricavi (tariffe di vendita) e costi del personale al fine di elaborare agevolmente bilanci previsionali (budget) e consuntivi. Ad ogni mansione vengono quindi assegnati gli operatori prescelti, i quali possono a loro volta essere assegnati anche ad altre attività e relative mansioni; funzionalità questa che consente la gestione informatizzata di incarichi multipli, con la tipica flessibilità che contraddistingue le cooperative sociali. Per agevolare il controllo di gestione, le diverse assegnazioni riferite ad una mansione vengono visualizzate in un’apposita finestra, così da rendere immediatamente accessibile il dato relativo ad eventuali mansioni non ricoperte o parzialmente assegnate. Il sistema prevede la possibilità di gestire due tipologie di mansione: mansione generale e mansione utente. La prima è utilizzata quando l’azione è rivolta indistintamente a più utenti all’interno di un progetto/servizio (es. servizi diurni/residenziali per minori o disabili); la seconda è mirata alla pianificazione, gestione e rendicontazione di interventi individualizzati, i cui dati sono ripartiti per ciascun utente (es. servizi di assistenza domiciliare, assistenza scolastica, etc.).

Pianificazione
La pianificazione delle attività è una pratica connotata da più variabili, per la quale Gecos consente di scegliere la soluzione più funzionale alle proprie esigenze. Partendo da un livello minimo in cui viene attribuito un monte ore settimanale alle varie mansioni, si può proseguire nel livello di dettaglio sino a programmare le fasce orarie giornaliere in cui si dovrà svolgere una determinata mansione, con possibilità di assegnarvi gli operatori interessati in funzione del giorno e dell’orario previsto, ottenendo in questo modo una pianificazione puntale e dettagliata sia della mansione che dell’attività di cui fa parte. Attraverso una visualizzazione funzionale ed efficace si può inoltre gestire assenze e sostituzioni, cambiamenti di turno, etc..

NEW: Moduli turni
Il modulo turni fornisce tutti gli strumenti necessari per la corretta pianificazione degli orari di lavoro di operatori incaricati presso servizi che richiedono una turnazione complessa (strutture diurne o residenziali - h24). Definito lo schema base di turnazione previsto è possibile assegnare i turni settimanali agli operatori e generare automaticamente il piano turni all’interno di un periodo selezionato. Il modulo consente una gestione facile e immediata sia delle indisponibilità programmate che di assenze/sostituzioni grazie a percorsi guidati.

Gestione sostituzioni
Con Gecos è semplice inserire l’indisponibilità di un operatore e inserire il sostituto, per il periodo definito. La ricerca di un potenziale sostituto può essere effettuata attraverso l’attivazione contemporanea di molteplici criteri di filtro (disponibilità nel giorno, attività assegnate, genere, età, titolo di studio, etc.)

Costi e ricavi
In un’apposita sezione è possibile inserire tutti i dati relativi a costi e ricavi extra-personale inerenti alla gestione di ciascun servizio/progetto: costi come spese di gestione, utenze, materiali, etc.; ricavi come liberalità, rette, voucher, etc.. È possibile registrare ogni singola voce sia a preventivo che a consuntivo, garantendo il controllo di gestione dell’attività.

Andamento
Grazie ad una potente e compatta struttura ad albero è possibile monitorare costantemente, in modo facile e immediato, l’andamento dei servizi/progetti a vari livelli di dettaglio (dal progetto nel suo complesso fino ad arrivare ad ogni singola voce), sia dal punto di vista economico (costi e ricavi del personale e di gestione attività) che del tempo lavoro (teorico ed effettivo). Per ciascuna attività è possibile inoltre elaborare budget previsionali e bilanci a consuntivo in grado di contemplare i valori relativi al personale e all’attività di gestione, utili al monitoraggio dell’andamento economico dell’attività stessa.

Fatturazione
Questa sezione si configura in forma di scadenzario. Ogni quota di pagamento da fatturare viene definita rispetto a specifici parametri; il sistema offre anche la possibilità di gestire fatture per quote fisse o calcolate sul lavoro erogato. Alla scadenza di un periodo di fatturazione viene generato e inviato automaticamente un promemoria all’operatore responsabile della gestione economica delle attività.